До бронирования рейса необходимо определить не только наименование оборудования, но и его точную комплектацию. Одна модель может поставляться с аккумулятором, блоком бесперебойного питания, магнитными элементами, источником излучения, баллоном, хладагентом или другим компонентом, влияющим на классификацию груза. Поэтому заранее проверяются технический паспорт, модель, серийный номер, масса, габариты, назначение и состав каждого места. Для электронных компонентов особенно важна защита от электростатического разряда.
Обычная полиэтиленовая плёнка или воздушно-пузырчатый материал не всегда обеспечивают необходимую защиту чувствительных плат и микросхем. Используются антистатические и экранирующие пакеты, проводящие или рассеивающие материалы, защитные колпачки для контактов и индивидуальные ложементы. Требования к ESD-защитной упаковке распространяются на транспортировку и складское хранение электронных устройств.
Оборудование также защищают от ударов, вибрации, влаги и конденсата. Серверы, измерительные приборы, оптические устройства и роботизированные модули размещаются в жёстких коробах или деревянных ящиках с амортизирующими вставками. Для влагочувствительных компонентов могут применяться герметичные барьерные пакеты, осушители и индикаторы влажности. При перевозке дорогостоящего оборудования используются индикаторы удара и наклона, а при необходимости — регистраторы температуры и влажности. Для микроэлектронных компонентов существуют отдельные требования к упаковке и обращению с влагочувствительными устройствами.
Отдельного согласования требует авиаперевозка устройств с литиевыми батареями. Оборудование со встроенными литий-ионными аккумуляторами обычно классифицируется как UN3481, а устройства с литий-металлическими элементами — как UN3091. Проверяются тип, количество, ёмкость, состояние и способ установки батарей, а также наличие отчёта об испытаниях по подразделу 38.3 Руководства ООН. Повреждённые или признанные небезопасными аккумуляторы не допускаются к обычной воздушной перевозке. С 2026 года для литий-ионных батарей, упакованных вместе с оборудованием, действуют требования по снижению уровня заряда; для батарей, установленных внутри устройства, уровень не выше 30% рекомендован как дополнительная мера безопасности.
Для дорогих устройств важна контролируемая цепочка передачи. До отправки составляется перечень моделей и серийных номеров, фиксируется состояние упаковки, применяются номерные пломбы и согласовывается порядок доступа к грузу. Маршрут по возможности выбирается с минимальным количеством перегрузок, а хранение организуется на охраняемом терминале. Страхование оформляется с учётом реальной стоимости оборудования, а не только его массы.
Таможенная подготовка начинается до передачи груза авиакомпании. Наименование, модель, серийные номера, технические параметры и стоимость должны совпадать в инвойсе, упаковочном листе и транспортных документах. Для устройств с функциями шифрования, беспроводной связью или радиочастотными модулями могут потребоваться сведения о нотификации, лицензия, разрешительный документ либо подтверждение включения оборудования в соответствующий реестр. Также проверяются требования страны отправления, экспортные ограничения, назначение оборудования и конечный пользователь.
В комплексную услугу могут входить забор груза у производителя, инспекция упаковки, консолидация, переупаковка, оформление опасного груза, доставка в аэропорт, охраняемое хранение, авиафрахт, таможенное сопровождение, страхование и перевозка до объекта получателя. Предварительная техническая проверка снижает риск отказа авиакомпании, дополнительного досмотра, повреждения оборудования и задержки при таможенном оформлении.