До бронирования рейса важно точно идентифицировать каждую деталь. В документах указываются наименование, артикул, каталожный номер, производитель, назначение, материал, количество и стоимость. Формулировка «запчасти» без расшифровки недостаточна: разные элементы одного оборудования могут иметь разные коды ТН ВЭД, ставки пошлин и требования к подтверждению соответствия. Для сложной номенклатуры заранее формируется подробная спецификация с привязкой каждого артикула к грузовому месту.
Особое внимание уделяется скрытым опасным компонентам. В составе автомобильных, промышленных и авиационных запчастей могут находиться литиевые или свинцовые аккумуляторы, газовые баллоны, пиротехнические натяжители ремней, модули подушек безопасности, огнетушители, аэрозоли, масла, клеи и герметики. Такие изделия нельзя оформлять как обычный генеральный груз без проверки. До отправки определяется классификация, согласовываются упаковка, маркировка и комплект документов.
Двигатели, насосы, редукторы и гидравлические узлы проверяются на наличие остатков топлива, масла, охлаждающей или гидравлической жидкости. Системы по возможности осушаются, открытые патрубки закрываются герметичными заглушками, а сам узел размещается в упаковке, способной удержать возможные протечки. Даже новая деталь может потребовать дополнительного согласования, если ранее она проходила испытания с использованием топлива или технической жидкости.
Тяжёлые металлические детали нельзя просто разместить в стандартной картонной коробке. Для них изготавливаются усиленные ящики, рамы или палеты с расчётом нагрузки на основание. Центр тяжести обозначается на упаковке, деталь фиксируется болтами, упорами или ремнями, а выступающие поверхности защищаются от контакта с соседними местами. При упаковке точных узлов дополнительно применяются амортизирующие материалы и индикаторы удара или наклона.
Обработанные металлические поверхности защищаются от коррозии, конденсата и загрязнения. Для длительных маршрутов могут использоваться барьерная плёнка, влагопоглотители, антикоррозионные материалы и герметичная упаковка. Резьбовые соединения, разъёмы, посадочные поверхности и открытые каналы закрываются защитными колпачками и заглушками. Если применяются ящики или палеты из необработанной древесины, упаковка должна соответствовать фитосанитарным требованиям международной торговли.
При срочной поставке важно учитывать комплектность партии. Отправка одного недостающего узла отдельным рейсом может быть эффективнее ожидания всей партии, но разделять ремонтный комплект следует только после проверки спецификации. Если оборудование невозможно собрать без одного крепежа, кабеля или датчика, прибытие основной части комплекта не решит задачу заказчика. Поэтому перед отгрузкой сверяются артикулы, количество, серийные номера и совместимость компонентов.
Для аварийных поставок применяется приоритетная схема: оперативный забор у поставщика, доставка в аэропорт, бронирование ближайшего подходящего рейса и минимизация складской обработки. Маршрут выбирается не только по времени перелёта, но и по сроку приёмки груза терминалом, доступности грузовой ёмкости, продолжительности транзита и возможности быстро выпустить детали после прилёта.