Возможность авиадоставки определяется по транспортной конфигурации оборудования. В техническом паспорте могут быть указаны эксплуатационные размеры с установленной жаткой, кабиной, колёсами или навесным агрегатом, однако для бронирования нужны параметры после окончательной подготовки. Отдельно учитывается высота транспортировочной рамы, упаковки и защитных конструкций.
Крупную сельхозтехнику нередко разделяют на несколько грузовых мест. У трактора могут демонтироваться колёса, навесное оборудование, выпускная система или отдельные элементы кабины, у комбайна — жатка и другие крупные модули. Разборка проводится только по технической документации изготовителя, чтобы не повредить гидравлические линии, электрические соединения и несущие элементы.
Каждый демонтированный узел получает маркировку, связывающую его с основной машиной. Крепёж, разъёмы, шланги, переходники, инструменты и инструкции распределяются по подписанным упаковкам. В комплект документов включается перечень всех грузовых мест и схема последующей сборки.
Для тяжёлой техники рассчитываются центр тяжести и сосредоточенная нагрузка. Тракторный двигатель, трансмиссия или редуктор могут создавать значительное давление на небольшую площадь. Оборудование устанавливается на усиленную металлическую или деревянную раму, которая распределяет нагрузку и позволяет безопасно работать погрузочной технике.
Машина фиксируется к силовым точкам рамы или шасси. Нельзя использовать для крепления крылья, поручни, зеркала, гидравлические трубки, защитные кожухи и другие элементы, не рассчитанные на транспортные нагрузки. Колёса блокируются упорами, а подвижные рабочие органы переводятся в транспортное положение и дополнительно закрепляются.
До бронирования проверяются размеры грузовой двери, контур отсека, допустимая высота грузового места, нагрузка на пол и возможности аэропортовой техники. Даже если оборудование помещается внутри самолёта, перевозка может быть невозможна при отсутствии подходящего погрузчика, подъёмной платформы или крана в одном из аэропортов.
Тракторы и самоходные сельхозмашины с двигателями внутреннего сгорания требуют предварительной проверки топливной системы. Условия перевозки зависят от вида топлива, конструкции бака и требований выбранного перевозчика. Топливо удаляется в предусмотренном объёме, а отключённые топливные трубки закрываются герметичными и надёжно зафиксированными заглушками.
Гидравлические, охлаждающие и смазочные системы также проверяются на герметичность. При демонтаже цилиндров, шлангов или навесного оборудования открытые соединения закрываются. Под техникой может предусматриваться защитное основание, способное удержать остаточную протечку и не допустить загрязнения авиационной палеты.
Новое оборудование не всегда полностью свободно от топлива и рабочих жидкостей. Перед отгрузкой трактор или двигатель могли проходить заводские испытания. Поэтому состояние систем подтверждается производителем либо проверяется фактически до подготовки транспортных документов.
Отдельного контроля требуют аккумуляторы. Стандартная стартерная батарея отключается, клеммы защищаются от короткого замыкания, а корпус надёжно фиксируется. Если в состав системы входят литиевые аккумуляторы, например в навигационном оборудовании, дронах или автономных датчиках, проверяются их ёмкость, состояние и результаты испытаний UN 38.3.
В комплектации могут находиться огнетушители, газовые амортизаторы, аэрозольные баллоны, баллоны под давлением, химические картриджи, масла и средства технического обслуживания. Такие изделия нельзя оставлять в кабине или инструментальном ящике без проверки. Их удаляют либо классифицируют, упаковывают и оформляют отдельно.
Особое значение имеет очистка бывшей в эксплуатации сельскохозяйственной техники. На ходовой части, колёсах, жатках, решётах, цепях, фильтрах и скрытых полостях могут оставаться почва, семена и растительные остатки. Перед международной отправкой оборудование тщательно моют, очищают и высушивают, а применимые фитосанитарные требования страны назначения проверяют заранее.
Недостаточно очистить только видимые поверхности. Проверяются колёсные арки, нижняя часть рамы, оси, цепные передачи, валы отбора мощности, рабочие органы, вентиляционные решётки, фильтры и внутренние полости. После осмотра оборудование необходимо защитить от повторного загрязнения при перемещении на склад и в аэропорт.
Почвообрабатывающие рабочие органы имеют острые кромки и выступающие части. Лемехи, зубья, диски, ножи и цепи закрываются защитными накладками либо демонтируются. Это предотвращает повреждение упаковки, соседних грузов и оборудования, используемого при терминальной обработке.
Опрыскиватели, протравливатели и дозирующее оборудование проверяются на остатки пестицидов, удобрений и других химических веществ. Баки, насосы, трубопроводы и форсунки очищаются и просушиваются. При наличии остатков продукта необходимо определить его транспортную классификацию и допустимую схему авиаперевозки.
Электронные системы точного земледелия перевозятся отдельно от тяжёлых металлических узлов. Дисплеи, датчики, блоки управления и навигационные модули помещаются в амортизирующую и антистатическую упаковку. Разъёмы закрываются защитными колпачками, а серийные номера фиксируются в документах.
Для защиты металлических поверхностей от коррозии применяются влагозащитные материалы, осушители и временные антикоррозионные покрытия. Оборудование перед упаковкой очищается и просушивается. Герметичная плёнка не должна закрывать влажную машину, поскольку скопление конденсата может повредить электрику, подшипники и обработанные поверхности.
Если используются палеты, ящики, распорки и крепёж из необработанной древесины, упаковка должна соответствовать требованиям ISPM 15 и иметь установленную маркировку. Фанера и другие глубоко переработанные древесные материалы оцениваются отдельно, но конструкция ящика в любом случае должна выдерживать массу оборудования и многократную аэропортовую обработку.
При перевозке техники с колёсами или шинами проверяется их состояние и отсутствие повреждений. Изменять давление без указания производителя или авиакомпании не следует. Порядок подготовки шин определяется технической документацией конкретной машины и условиями выбранного перевозчика.
Для таможенного оформления необходимо определить, является ли техника новой или бывшей в эксплуатации, поставляется ли она для продажи, ремонта, испытаний, выставки или гарантийной замены. Указываются марка, модель, год выпуска, заводской номер, номер шасси или рамы, двигатель, стоимость, комплектация и назначение оборудования.
Для тракторов и прицепов заранее проверяется применимость ТР ТС 031/2012. На навесные агрегаты, машины и отдельное оборудование могут распространяться положения ТР ТС 010/2011 и других технических регламентов ЕАЭС. Необходимая форма подтверждения соответствия определяется по конкретной модели и назначению продукции.
После прибытия технику осматривают до снятия транспортных фиксаторов. Проверяются рама, крепление, пломбы, следы протечек, повреждения упаковки и комплектность. Сборку, заправку рабочих жидкостей, подключение аккумуляторов и ввод в эксплуатацию проводят по инструкции изготовителя, при необходимости — с участием сервисного инженера.