До начала перевозки важно установить точное состояние каждого объекта. Для ценных картин, скульптур, антиквариата и музейных экспонатов составляется описание состояния с фотографиями повреждений, трещин, потёртостей, следов реставрации и других особенностей. Такая фиксация выполняется до упаковки и повторяется после доставки, позволяя контролировать сохранность предмета и корректно оформить страхование.
Упаковка разрабатывается под конкретный объект, а не только под его внешние размеры. Для хрупких и ценных предметов используются жёсткие транспортировочные ящики, внутренние ложементы, амортизирующие материалы и фиксаторы, исключающие перемещение внутри короба. Для особенно чувствительных объектов может применяться конструкция «ящик в ящике», которая снижает воздействие ударов и вибрации. Упаковка должна одновременно защищать груз от механических повреждений, влаги, пыли и резких изменений внешней среды.
При перевозке живописи, дерева, бумаги, текстиля и комбинированных материалов учитываются температура и относительная влажность. Резкие изменения условий могут привести к деформации основы, растрескиванию красочного слоя, изменению натяжения холста или повреждению органических материалов. По согласованию используются влагозащитные барьеры, изолирующая упаковка, индикаторы ударов и наклона, а также регистраторы температуры и влажности.
До бронирования рейса проверяется правовой статус предмета. Для культурных ценностей могут потребоваться экспертное заключение, разрешение или лицензия на вывоз, документы о происхождении, праве собственности и стоимости. Особая проверка необходима для археологических предметов, старинного оружия, икон, рукописей, редких книг и объектов из слоновой кости, коралла, панциря черепахи, экзотической древесины или других охраняемых материалов. В отдельных случаях перевозка возможна только при наличии специальных разрешений.
Ценные отправления заранее согласовываются с авиакомпанией и грузовым терминалом. Определяются порядок приёмки, ограничения по штабелированию, место хранения до вылета, количество перегрузок и необходимость сопровождения. В комплексную услугу могут входить забор у владельца или галереи, упаковка, охраняемое хранение, таможенное оформление, страхование по заявленной стоимости и доставка непосредственно в музей, выставочный зал или частную коллекцию.