Главной особенностью авиадоставки мебели является соотношение массы и занимаемого объёма. Диван, кресло или готовый шкаф могут иметь сравнительно небольшой вес, но занимать значительную часть авиационной палеты. Поэтому перед бронированием рассчитываются не только килограммы, но и точные размеры каждого места после упаковки. Если груз нельзя штабелировать, свободное пространство над ним также влияет на доступность ёмкости и итоговую стоимость перевозки.
Размеры необходимо снимать после окончательной подготовки. Защитные уголки, пеноматериалы, деревянный ящик, палета и выступающие элементы увеличивают длину, ширину и высоту груза. Полученные параметры сопоставляются с размером грузовой двери, контуром грузового отсека и ограничениями погрузочного оборудования. Предварительные размеры изделия без упаковки могут привести к неверному бронированию.
Разборка часто позволяет сократить объём, но должна выполняться с учётом конструкции мебели. Снимаются ножки, ручки, подлокотники, полки, стеклянные вставки и другие элементы, если это допускает производитель. Все детали нумеруются, крепёж помещается в отдельные подписанные пакеты, а к комплекту прикладывается схема сборки. Нельзя разбирать клеёные, реставрированные или сложные дизайнерские конструкции без согласования со специалистом.
Для лакированных, полированных и шпонированных поверхностей используются мягкие неабразивные материалы. Между отделкой и плёнкой размещается защитный слой, исключающий трение, следы от натяжения и контакт крепёжных ремней с поверхностью. Углы, кромки, декоративная резьба и выступающая фурнитура закрываются отдельными накладками. Нельзя фиксировать груз за ручки, ножки и декоративные элементы, не рассчитанные на транспортные нагрузки.
Мягкая мебель защищается от пыли, загрязнений и влаги, но упаковка не должна деформировать наполнитель и обивку. Длительное плотное сжатие способно изменить форму подушек и оставить следы на ткани или коже. Для светлой обивки применяются чистые внутренние чехлы, а внешняя защита подбирается так, чтобы исключить попадание влаги во время складской и аэропортовой обработки.
Стеклянные дверцы, зеркала, мраморные столешницы и керамические панели желательно перевозить отдельно от мебельного основания. Для них изготавливаются жёсткие ящики или вертикальные кассеты с амортизирующими вставками. На упаковке обозначаются направление установки, центр тяжести, запрет на штабелирование и места, за которые разрешено перемещать груз.
Мебель с электроприводами требует дополнительной проверки. Регулируемые кровати, кресла-реклайнеры, столы с изменяемой высотой, подсветкой, USB-модулями или встроенными аккумуляторами могут содержать электродвигатели, литиевые батареи и блоки питания. До отправки необходимо определить комплектацию, тип аккумулятора и возможность перевозки оборудования как генерального груза.
Натуральное дерево, шпон, кожа и другие чувствительные материалы могут реагировать на резкое изменение влажности и температуры. Для дорогих изделий сокращается время нахождения на открытом перроне, используются влагозащитные материалы и поглотители влаги. Мебель нельзя упаковывать во влажном состоянии, поскольку герметичная оболочка может удерживать конденсат и привести к изменению отделки или появлению запаха.
Если используются палеты, ящики, распорки или крепёж из необработанной древесины, они должны отвечать требованиям ISPM 15. На обработанной деревянной упаковке проверяется установленная маркировка. Фанера, ориентированно-стружечные плиты и другие материалы, изготовленные с глубокой переработкой древесины, рассматриваются отдельно от упаковки из массива.
До отправки проводится фотофиксация состояния мебели, заводской упаковки, отделки, углов и хрупких элементов. Для дорогих изделий фиксируются модель, серийный номер, количество модулей и комплектность. Страхование оформляется с учётом коммерческой стоимости предметов, расходов на упаковку и возможной сложности восстановления повреждённой отделки.
Для ввоза мебельной продукции необходимо заранее проверить требования ТР ТС 025/2012, код ТН ВЭД и форму подтверждения соответствия. В инвойсе и упаковочном листе указываются точное наименование, назначение, материал, модель, количество комплектов и состав грузовых мест. Формулировка «мебель» без детализации может вызвать дополнительные вопросы при таможенном оформлении.